Oavsett om du arbetar ensam eller som en del av ett stort team, letar du efter sätt att öka produktiviteten. Du kommer att känna mindre stressad och få mer gjort varje dag. Låt oss se hur mycket du kan ändra på 30 dagar - du kommer bli förvånad.
Så hur gör du det? För det första ökar förändring av vana. Att göra någonting en gång gör det inte till en ny rutin. Du måste göra det flera gånger; gör den del av vem du är. Här har vi 30 tips som hjälper dig att vara mer produktiva 30 dagar från nu.
Du kommer inte att göra alla dessa saker på en gång. Börja med en eller två, när de är en del av din inbäddade rutin, lägg till en annan förändring och bygga långsamt tills du känner som ditt mest produktiva själv. Lycka till!
1. Börja varje dag med en plan
Att gå in på kontoret är oändligt varje dag inte att göra någonting för att få dig på humör att jobba. Du bör starta varje dag med en handlingsplan.
Skriv ut en lista först av vad du vill uppnå idag. (Vissa tycker att det är föredraget att skriva listan natten innan.) Ta med uppgifter som du kan slå ut effektivt och mer komplexa projekt.
Var realistisk om tiden. Förpacka inte din göra-lista om du har en dag fylld med möten. Du blir mer klar om listan är genomförbar och inte skrämmande eller överväldigande.
2. Gå upp tidigare
Varför rinner du alltid med ditt hår i brand? Lös känslan av att springa sent genom att ställa in klockan lite tidigare.
Inte alla är trådbundna för att börja dagen klockan 5, men du kan nog få råd att gå upp några minuter tidigare. Börja med att inte trycka på snooze-knappen. Stig upp omedelbart när larmet släcks. De nio extra minuterna avbruten sömn gör att du känner dig groggy (och stör resten av din partner eller husföräldrar).
3. Skapa en svett
Fysisk aktivitet kan göra dig mer produktiv och energisk under dagen, inte bara under träningstider. Och det är säkerhetskopierat av vetenskapen.
Hitta en aktivitet du gillar - ta på cykel, gå en tur eller gå, gå till gymmet - och du kommer att skörda belöningen för den träningen hela dagen. Medan det finns vissa vetenskapliga bevis på att de flesta människor dra nytta av en morgonsvett, får du hjärnans ökande fördel, oavsett när du tränar.
Lägg det på din kalender om du måste.
4. Har en go-to typeface (eller 10)
En av de största designtiderna suger kan leta efter en typsnitt. För kunder som inte kommer till dig med en typpalett, starta designprocessen med en go-to-typ.
Ha en solid palett av typfamiljer och stilar som du kan lägga in för att skapa humör eller känsla för designen utan skurfonter i timmar. De flesta kunder kan se nyanserna mellan två runda sans serif-alternativ, börja med dina go-to-alternativ för att veta om du är på samma sida när det gäller att skriva konstruktion och hierarki.
Då kan du scour över typalternativ senare längs linjen (om du har tid eller önskan att ändra teckensnitt senare).
5. Experiment med webbplatsbyggare
Du behöver inte starta varje webbplatsprojekt från början varje gång. Överväg att använda en webbplatsbyggare för vissa typer av projekt:
- Personliga webbplatser eller bloggar
- Enkelsidiga eller enkla webbsidor bygger
- Starta företagswebbplatser med små budgetar
- Webbplatser med enkla e-handelsbehov (endast några produkter)
Här är en annan tidsbesparare: det finns många webbplatsbyggare att välja. Hosting Fakta har en sammanfattning och granskning av de tio webbplatsbyggarealternativen.
6. Skapa en dedikerad arbetsyta
Frilansare: arbetar du fortfarande på köksbordet? Eller slänger du din bärbara dator från kaffebutik till kafé? Du behöver en dedikerad arbetsyta.
Skapa ett utrymme för ett hemmakontor - eller ett skrivbordsområde som helt och hållet är för arbete - eller överväga att flytta in i ett samlingsrum. Du behöver någonstans så att när du sätter dig ner, är du i arbetsläge. Blandningsområden där du äter och arbetar eller sover och jobbar eller lekar med barnen och arbetet leder till distraktioner. Det är en betydande produktivitetsdödare.
7. Lär dig verkligen hur du använder programvara och verktyg
Är du skicklig med de verktyg du använder varje dag, eller vet du tillräckligt för att få jobbet gjort? Om du tar lite tid att lära dig insatserna av programvara och verktyg som du använder varje dag kan du göra så mycket effektivare.
Ta en klass med en certifierad instruktör i ditt område eller investera lite tid i en uppsättning online-handledning för att få ut så mycket som möjligt av de verktyg som finns. (Den här lilla utbildningen hjälper dig också att avgöra om du använder de bästa verktygen för jobbet.)
8. Avsluta ditt arbetsutrymme
Rengör ditt skrivbord. Kasta bort alla dessa takeoutbehållare och tomma kaffekoppar. Pick up och papperskorgen du behöver inte längre.
Gör det till det sista du gör varje dag. Du rensar all dagens arbetsprodukt från skrivbordet, ger stängning för fullständiga uppgifter och ger dig en uppfattning om var du ska hämta igen.
Du kommer också att gå in i ett rent och organiserat utrymme varje dag. Brist på rodnad hjälper människor att känna sig sedda och fokuserade på de uppgifter som finns, inte oroade för roten framför dem eller vilka mysterier (eller missade deadlines) är staplade i allt det skräpet.
9. Använd 5-minuters e-postregeln
E-post kan vara en av de mest överväldigande delarna av din dag. Det slutar aldrig komma. Om du tycker att din inkorg inte är i kontroll, prova det här tricket.
- Lägg till specifika tider på dagen för att kontrollera e-post - en gång per timme eller två timmar om du kan.
- För e-postmeddelanden som du kan slutföra uppgiften och svara på 5 minuter, gör det nu.
- För alla andra e-postmeddelanden, flagga dem och spara dem för en e-postuppgiftslista senare på dagen.
10. Investera i en stor stol
En stor stol (eller mat eller pall för alla som använder stående skrivbord) kan hålla dig bekväm och flytta genom uppgifter enkelt.
Studier har visat att anställda som är bekväma är mer produktiva. Om du ständigt skiftar i en obekväm stol eller strävar efter att nå tangentbordet på grund av en arbetsstation som saknar ergonomi, är det dags för en skrivbordsupprustning. Det här är därför det fungerar: Du distraheras inte av saker som stör dig, vilket ger dig mer tid att fokusera på arbete.
11. Håll en lista? och hålla fast vid det
Produktiva ledare genom tiden har predikat värdet av att ha en att göra-lista. Viktigare än en att göra-lista är dock en realistisk att-göra-lista.
Skapa uppgifter och tidsfrister som kan uppnås. Håll en lista på papper som du kan se eller skapa en bullet journal (vilket kan öka kreativiteten) eller använd en app för att hålla reda på din lista digitalt. Nyckeln till hur du behåller en lista är att skapa något som du faktiskt kommer att använda och kontrollera hela dagen.
En användbar checklista kan hålla dig på uppgift och hjälpa dig att prioritera vad du bör fokusera på nästa samtidigt som du får en uppfattning om hur mycket tid du måste ägna dig åt specifika uppgifter.
12. Arbeta i 90-minuters block
Skapa en arbetscykel. Bryt upp uppgifterna i 90-minuters arbetsblock med en 10- till 15-minuters paus mellan blocken.
Och använd de rasterna bra. Stå upp, gå runt och rensa ditt sinne så att du kan börja varje nytt arbetsblocket uppdateras och återanpassas.
13. Ställ åt sidan en dag för möten
En av de största produktivitetsmordarna är möten. Folk är sena - var inte den personen - ämnet går naturligtvis, eller det finns ingen riktig agenda, och du kan fastna med ovanliga mängder tid mellan möten som hindrar dig från att få någonting gjort.
Välj en dag i veckan, eller varannan vecka om du kan, och stapla möten på en dag. Att ha back-to-back-to-back-sessioner kommer att se till att du är på gång och på ämnet och du slösar mindre tid med att veta att dagen är bara för möten, och de återstående vardagarna kommer inte att sugas torra.
14. Stå under möten
Medan du tänker på sätt att göra möten effektivare, lägg dig inte ner. Stående möten uppmuntrar kreativitet och hjälper deltagarna att fokusera och komma till rätta.
Ställ möten på en central plats och be att deltagarna lämnar sina telefoner bakom för att göra konversationerna mer fokuserade och produktiva.
15. Ange dagliga / månatliga / årliga mål
Du bör alltid arbeta med tre nivåer i åtanke: Dagligen, månatligt och årligt.
För att vara ditt mest produktiva själv, behåll dessa mål i åtanke när du jobbar. Gör du saker som bidrar till dessa mål? Om inte, varför gör du vad du gör?
Varje gång du upptäcker dig själv på sociala medier, fråga dig själv hur det bidrar till dina mål. Du kommer att bli förvånad över hur användbart det här lilla tricket är när det gäller att behålla fokus.
16. Arbeta under höga timmar
Är du en tidig fågel eller nattuggla? Att spara tuffa uppgifter eller jobb som kräver mycket hjärntid för dina högsta arbetstider hjälper dig att göra jobbet lättare eftersom du arbetar med dina naturliga rytmer.
Ibland är den svåraste delen att ta reda på exakt vad den här tiden är för dig och få resten av arbetsvärlden att samarbeta med dina högtidstimmar.
När du väl har hittat dina högtidstimmar, prata med din chef om hur du kan använda den här tiden till din fördel. (Frilansare, justera dina arbetsscheman i enlighet med detta.)
17. Använd hörlurarna för att komma i zonen
Oavsett om du vill lyssna på musik medan du arbetar eller inte, har du hörlurar som hjälper dig att komma in i zonen, som en signal till andra att du arbetar hårt och de borde lämna dig ensam.
Allvarligt. Du behöver inte ens slå på din musik för att få oavbruten arbetstid. (Bara berätta inte för någon om din lilla hemlighet.)
18. Stäng av meddelanden under arbetstimmar
Använd stör inte funktionerna på tider av dagen som är motsatta av vad du kanske tror. Använd dem under arbetstid snarare än på natten till tysta meddelanden som kan distrahera från vad du behöver göra.
Ställ in flera? Mörka? perioder under hela dagen och tillåta meddelanden att komma in vid en viss tid, eller bara stäng av anmälningar helt och hållet och kontrollera endast e-post, sociala medier och appar med avsikt.
19. Slå ut tuffa uppdrag tidigt
När det gäller stora jobb eller saker som du inte särskilt vill göra, ska du inte förfalla. Gör de sakerna först.
Du kommer att känna en stor känsla av prestation om du får utmanande uppgifter ur vägen tidigt, banar vägen för att hålla den momentum som går hela dagen.
Det är en bieffekt att slå ut tuffa uppgifter också. Ingenting gör en klient lyckligare än att få ett bevis första på morgonen medan de också är färska. Det kan leda till bättre återkoppling och få kunderna att känna sig viktiga att du arbetade med sitt första projekt och inte tryckte det fram till slutet av dagen.
20. Farm It Out
Det finns några saker du är bra på och andra där du är fantastisk. Ägna dessa jobb.
Men för allt annat, för någon uppgift som du inte är expert på, lägg ut det. Slösa inte tid på att försöka vara bra på redovisning om du är en designer; hyra en CPA. Spendera inte timmar på att utveckla en app om du inte är bra på att bygga för små skärmar. rekrytera en apputvecklare.
Det är ingen skam att fråga om hjälp. Du kommer vara mest produktiv om du spenderar tid på att arbeta med saker du vet hur man gör och ingår i din grundläggande färdighetsuppsättning.
21. Lämna meningslösa grupper bakom
Klipp banden med grupper, professionella organisationer och nätverkskonflikter som inte bidrar till din övergripande framgång.
För många grupper snurrar de bara sina hjul med lösa eller ineffektiva uppdrag. Ett lokalt kapitel i en nationell organisation är inte till hjälp om endast sex av er uppvisar möten och du gör aldrig mer än att läsa en agenda.
Spara din tid för grupper med mening och personer du specifikt vill investera i och arbeta med. Stjäla tillbaka några timmar varje månad genom att minska den döda organisationsvikten. (Använd den tiden för att smyga i träning eller ta på ett passionsprojekt som stimulerar dig.)
22. Investera i UI-kit och ikonuppsättningar
Hur många gånger har du redrawn eller omförbättrat en Facebook-ikon?
Vänta, innan du spenderar en timme lägger den på fingrarna och tårna, ladda bara ett kit som du älskar. Använd det varje gång. En enkel uppsättning standardikoner kan vara en livräddare.
Detsamma gäller för många andra standardverktyg för användargränssnitt. Knappar, pilar, sväng effekter - du behöver inte uppfinna hjulet varje gång med så många bra alternativ som finns tillgängliga.
23. Bli expert
Det är lätt att flytta igenom de uppgifter som du väl vet med lätthet. För designers och frilansare är detta mer än lärande programvara - lära sig ett företag eller en bransch.
Lär dig språket i en verksamhetstyp och de designjobb du gör inom sektorn kommer att ha samma omfattning som kundens behov. Bygg webbplatser för sjukhus, gym eller veterinärer. Fokusera på en nisch, och du kommer att kunna förutse kundernas behov, vad som fungerar och vad som inte gör och speciella överväganden inom det området. (Kunderna älskar när du kan planera problem innan de blir problem.)
Du kan vara expert på flera områden. Det är otroligt hur snabbt projekt samlas för kunder som har vissa likheter. (Var bara medveten om upplysningar om kontrakt som kan förbjuda att arbeta med konkurrenter.)
24. Automatisera var möjligt
Det är ingen skam att automatisera så många uppgifter som möjligt. Och medan automatisering inte betyder att du helt kan försumma dessa uppgifter behöver du inte övervaka dem lika mycket.
- Använd faktureringsprogramvara som håller reda på betalningar och lägger till sena avgifter och skickar fakturor som är förfallna.
- Planera sociala medier eller skapa en bot för att svara på gemensamma förfrågningar.
- Skapa integrerade kalendrar så att alla är på samma sida.
- Spara filer i molnet så att lagmedlemmarna kan komma åt filer var som helst. Lägg till en automatisk säkerhetskopia, så du behöver inte oroa dig för att förlora värdefull information.
- Skapa FAQ-dokument för klienter med uppladdning och nedladdning av instruktioner för filer så att du inte behöver skriva in den igen varje gång.
- Utveckla ett projektförslag / tidslinjemall för citat.
25. Lär dig att säga nej
Säg bara nej.
Du vet en dud uppgift eller en idé när du hör det. Du känner till de projekt eller möten som bara suger tiden ut ur din dag. Lär dig att avböja dessa inbjudningar graciöst - och gör en punkt att göra det.
26. Skapa ett arkiveringssystem
Spara filer och mappar och lag på samma sätt med varje projekt varje gång. På det sättet vet du alltid var saker är och hur man hittar dem snabbt.
Det är för lätt att slösa bort tid på att leta efter sak-du-gjort-med-det-projektet eftersom du sparade det med ett udda filnamn eller på ett konstigt ställe.
Inte säker på var du ska börja med arkivering. Tänk stort och då smalt i:
- Mappar efter kund och år.
- Mappar för universell stil och designelement av kund.
- Mappar för varje projekt.
- Mappar efter tidsfrist.
- Filera allt färdigt material i ett? Stängt? mapp när ett projekt är klart.
27. Foster Client Relationships
Att hantera förväntningar, svara på förfrågningar effektivt och kommunicera öppet kan göra lyckligare kunder. Lyckligare kunder spenderar mindre tid att ringa, e-posta och kräva information eftersom de känner sig ur slingan.
När du har ett stabilt förhållande med en klient, lita de på att lämna projektet i dina händer. Mindre oro innebär mindre tid att försäkra kunden om att allt är OK, vilket ger dig mer tid att göra det verkliga arbetet.
Använd samtidigt klienterna för att hålla dig ansvarig om du kämpar med deadlines eller mötesmål. Berätta för dem när de ska förvänta sig att höra från dig och vilken uppdatering som ska finnas tillgänglig vid den tiden. (Det här kan vara ett bra incitament att få saker och ting gjort effektivt och i tid.)
28. Fastställa rutiner för arbete och arbetsflöden
Ju mer tid du gör samma sak desto bättre (och snabbare) blir du nästa gång du gör det.
Skapa rutiner för saker du inte behöver tänka på: Hur du kommer till jobbet, hur och när du fixar ditt kaffe eller lunch, etc. Skapa rutiner för arbetsflöden för att påskynda effektiviteten.
Enligt Lifehack håller rutinen din fokus genom att tvinga dig att tänka på tre saker:
- Vad du vill.
- Hur man får tag på det.
- Hur lägger du till den aktiviteten i ditt schema.
29. Sova lite mer
Medan den exakta mängden sömn som krävs varierar beroende på person och aktivitetsnivå, är det ett ganska väl dokumenterat faktum att de flesta inte får tillräckligt med sömn regelbundet. Tillåter dig några minuter kip varje natt.
Och om du inte kan hitta mer tid för sömn. Försök förbättra kvaliteten på sömntiden.
- Undvik skärmar vid sänggåendet. Stäng av telefonen, surfplattan och tv: n.
- Ställ in ditt larm för den tid du specifikt behöver stiga upp, antar inte att du kommer att slå snooze-knappen i ytterligare 30 minuter.
- Skapa en konsekvent sömnschema och gå och lägg dig upp och gå upp på samma gång varje dag, även på arbetsdagar.
30. Belöna dig själv
Belöna dig själv för att slutföra uppgifter, avsluta projekt eller träffa milstolpar. Även de minsta belöningarna, som att ta en eftermiddag promenad om du gör allt på morgonen att göra-listan, kan uppmuntra produktiviteten.
Precis som du har olika nivåer av mål skapar du olika nivåer av personliga belöningar så att du arbetar och är produktiv eftersom du vill. Ingenting kan överstiga den nivån av personlig tillfredsställelse, och du vet att du kommer att uppskatta belöningen.