Boring pappersarbete är en av de nödvändiga onda att vara en frilansdesigner.
Det finns helt enkelt inget sätt, om du vill spåra och hantera betalningar från kunder, måste du installera ett faktureringssystem. Det är dock inte alla dåliga nyheter; den roliga delen är att du faktiskt får skapa en anpassad faktura.
Idag går vi igenom att skapa en faktura från början. Jag kommer att vara så djupgående som möjligt och inkludera allt du behöver veta från den absoluta grunderna till avancerade funktioner och till och med en liten designteori.
Det grundläggande
Låt oss börja med den nakna strukturen. Först och främst ska fakturan passa på ett vanligt pappersark (8,5 x 11 "eller vice versa) så att klienten kan skriva ut det utan några problem. Odds är att de kommer att hålla det digitalt, men för enkelhets skull är det bäst att hålla sig till standardbrevformatet.
Därefter ska det innehålla ditt namn (eller företagsnamn) och grundläggande kontaktuppgifter. Du vill vara noggrann och inkludera din fysiska adress, e-postadress, telefonnummer och allt annat relevant. Om du inte har en bra anledning att dölja någon av dessa uppgifter från en klient, borde det alla vara där för bokföring och inspelning (till din fördel, inte din).
Du vill också inkludera fakturadatumet samt ett fakturanummer. Det är inte nödvändigt att skapa ett fakturanummer, men det är till hjälp för både din egen och din kunds filsystem. Hur du går till att skapa ett fakturanummeringssystem är helt upp till dig. Det kan helt enkelt vara datumet raderat till nummer eller en grundläggande löpning (001, 002, 003? 110, 111, 112) av antalet fakturor du har skickat det året.
Förmedla ditt varumärke och stil
Självklart, eftersom du faktiskt är en designer, bör du utforma din faktura för att passa ditt personliga eller företagsnamn. Det primära målet är att göra det funktionellt, men ett viktigt sekundärt mål är att göra det attraktivt.
Hur du tillämpar ditt specifika varumärke är upp till dig. Jag föreslår att du tar inspiration från något du redan har skapat som en webbplats, brevpapper eller visitkort. Jag använde Design Shack-webbplatsen som utgångspunkt för färginspiration och typsnittval och kom med följande rubrik:
Det är enkelt, men det blir jobbet gjort och definitivt överför den klassiska, gamla stilen på vår hemsida. För att lägga till lite mer känsla kastade jag en swirly vektor i nedre högra hörnet. Det är funktionellt överflödigt men kommer att lägga lite roligt till slutprodukten utan att distrahera för mycket från huvudinnehållet. Lägg märke till att jag har minskat insynen med ett rättvist belopp så att det inte sticker ut så mycket.
Läsbart nät
Nästa behöver du ett område för att lista ut vad det är du fakturerar klienten för. Även om du fakturerar för ett enda projekt, bryter du upp din tid i sektioner så att din klient klart kan se vad du får betalt för att göra. Ibland kan ett enskilt varunummer med totalt tjäna dig ett upprört samtal från en kund som kräver att han vet varför han betalar dig så mycket. Summan är mycket mer sannolikt att accepteras om du gör det extremt tydligt hur mycket arbete du gjorde.
Målet här är tydlig, läsbar information. Jag rekommenderar att du använder zebra striping eller ett synligt rutnät för att öka läsbarheten. För mer inspiration på läsbara nät, kolla in vårt inlägg om att skapa fantastiska bord.
Gör rum för detaljerade beskrivningar
Det är ofta fallet att nätlösningen ovan är ett steg i rätt riktning, men det är inte tillräckligt. Vissa designers och / eller kunder föredrar en detaljerad beskrivning av varje rad. I dessa fall bygger du bara en rad mellan varje objekt med lite extra höjd på den. I exemplet nedan bestämde jag mig för att hålla zebra striping-metoden och ange beskrivningen kopia för att upprätthålla kontrast mellan de två.
Observera att jag också har lagt till en stor, djärv total. Detta nummer kommer förmodligen att vara den viktigaste informationen för både avsändaren och mottagaren av fakturan. Följaktligen är det inte till nytta att gömma det. Låt det sticka ut så att läsaren kan fånga den på ett ögonkast.
Sista betalningsdagen
Det här är viktigt. Vissa kan se en betalningsfrist på en designfaktura som förmodig eller oförskämd, men jag anser det vara nödvändigt om du fakturerar en kund som du inte har gjort mycket arbete med tidigare. Du är en professionell och du får inte låta någon behandla ditt annat. Om du har gjort jobbet tillfredsställande så förtjänar du respekten för ett bestämt lönedatum. I de flesta fall presenteras designern en tidsfrist för konstverket och det är därför helt rimligt att ge kunden en tidsfrist för betalning. Se bara till att det inte kommer som en överraskning för dem. Du bör ställa in en standard riktlinje, till exempel? Alla betalningar betalas inom en vecka efter det att fakturan mottogs? och presentera denna information för kunden innan något arbete börjar.
Återigen har jag gått med ett enkelt designelement men gjort det djärvt nog att sticka ut. Du vill inte göra det blanda för mycket och därmed ge någon en bra ursäkt för att säga att de inte såg det.
Gör Betalningsvillkor Rensa
Tillsammans med ditt betalningsfrist bör du inkludera särskilda krav som du har angående betalning. Detta inkluderar all generell text för att stärka förfallodagen, dina föredragna och accepterade betalningsformer, din policy avseende avstängda checkar etc.
Det du sätter här är helt upp till dig. Du vill vara kortfattad men noggrann nog för att du är täckt i händelse av ett argument eller oönskad situation. När du hanterar fler och fler kunder, vill du ändra det här avsnittet så att det passar alla scenarier du ofta möter.
Jag inkluderade också ett vänligt, informellt skyltområde. Detta är ett bra ställe för anteckningar om specifika jobb etc.Fakturor kan vara lite kalla och informella, var inte rädd för att införa lite personlig vänlighet.
Avslutad Design
Det är allt som finns där. Du kommer säkert att ha några anpassade informationsområden att inkludera, men det handlar bara om din typiska designfaktura. Kolla in den färdiga produkten nedan.
En liten designteori
Jag har strukturerat fakturadesignen på ett mycket avsiktligt sätt för att påverka läsaren. Det finns tre primära bitar av information vi vill att kunden ska märka: Vem den är från, när det är på grund, och hur mycket det är för. Allt annat är säkert fortfarande viktigt, men i slutänden sekundärt till denna nyckelinformation. Se nedan för att se designkonsekvensen som jag har använt för att åstadkomma en visuell hierarki.
För de viktiga föremålen har jag använt en konsekvent färg som kontrasterar fint med bakgrunden och förstorar / fetmade dessa element så att de sticker ut från allt annat på sidan. På detta sätt tar läsaren in dessa tre bitar information även om de bara skummar på sidan i en minut. Försök att se på den färdiga konstruktionen ovan utan att avsiktligt läsa någonting. Observera att även när dina ögon pippar runt sidan, dras de instinktivt till elementen med mest kontrast.
Tillgänglighet
En sista anteckning om designen. Observera att det är optimerat för utskrift utöver det tidigare nämnda storlekskravet. Om du skriver ut denna faktura ut på en enkel svartvitt laserskrivare, ska den se bra ut. All information kommer att behålla sin läsbarhet och den visuella hierarkin kommer inte att äventyras. Eftersom det inte finns några mörka fyllningar som är större än huvudlogotypen, bör den använda en minimal mängd toner.
En annan viktig sak att tänka på är filstorlek och format. Du vill spara det i ett format som är allmänt accepterat som .pdf eller .doc och se till att du håller det under några hundra KBs (desto mindre desto bättre). Detta säkerställer att filen inte kommer att blockeras av några krävande e-postservrar och kan enkelt mottas av någon med en mindre än en stjärnig internetanslutning.
Dessa kan verka som obetydliga detaljer, men de små sakerna spelar en stor roll i uppfattningen av dokumentet av andra. En bra faktura är en som inte gör dig till teknisk support för alla som försöker få det.
Mer funktionsidéer
Bara för att sluta diskutera användbara funktioner, här är några fler som du kanske vill inkludera:
- Automatiska Totals: Bygg din faktura i Excel eller Numbers och setup formler för att göra all irriterande matte för dig!
- Interaktiv PDF: Det finns mycket du kan göra med en PDF-fil för att göra det mer interaktivt, men det är bäst att hålla det begränsat till funktioner som kan användas av de flesta läsare som att konvertera e-post eller webbadresser till levande länkar (klickabara)
- PayPal Integration: Ta det online och ta med en PayPal-knapp för att göra det enkelt för kunder att ansluta till tjänsten och skicka pengar.
Faktureringstillämpningar
Vill du inte bry dig om att skapa egna fakturor? Kolla in dessa artiklar på webbapps som hjälper dig att få jobbet gjort.
- Sex revisioner: 20 Faktureringsverktyg för webbdesigners
- 1: a webbdesigner: 5 fantastiska gratis verktyg för dina fakturering behov
- Tripwire Magazine: 30+ Essential Freelancer Verktyg för kostnadsspårning, fakturering och fakturering
Visa mig din
Sammanfattningsvis bör en väldesignad faktura fokusera på tre nyckelaspekter: Vem det är från, när det är på grund och hur mycket det är för. Också vara säker på att specificera ditt arbete och ge noggranna beskrivningar för att förhindra förvirring. Slutligen ge det lite av din egen personlighet utan att distrahera för mycket från det primära innehållet.
Nu när du har sett mitt försök på en anständig faktura, låt oss veta vad du skulle göra för att göra det ännu bättre. Bättre än, ta med en länk till din egen faktura och berätta om de viktigaste funktionerna.
Var vår vän!
Gilla artikeln? Var noga med att följa med oss på Twitter och Facebook.