Det fruktade projektet kickoff möte. Det finns på din kalender. Du kan inte undvika det. Men du kan göra det till en mer minnesvärd händelse som hjälper till att skapa kreativitet bland medlemmarna i ditt lag.
Början av varje projekt ska märkas med spänning och förväntan. Det är dags när du och ditt team får lära dig om en ny klient eller idé och får verkligen gå tillbaka till grunderna för brainstorming och idégenerering. Det kan, och borde vara, en av de viktigaste delarna av ett designprojekt och det måste vara allt annat än tråkigt.
Utveckla en förhandlingsplan
Ett bra möte startar i planeringsfaserna. Du måste samla designmaterial och förbereda ett informationspaket för laget. Det är också en bra idé att skicka designinformation före mötet så att konstruktörer kan börja tänka på projektet.
Här är tio före möteshänsyn att tänka på:
- Storlek på laget
- Förbered en kort designbeskrivning (ett stycke eller tre punkter) baserat på kundens behov
- Planera projektmål och tidslinje
- Genomföra intervjuer med kunden
- Visa aktuella produkter eller syn
- Utveckla en grov skiss eller plan
- Skapa en lista över önskade leveranser
- Bestäm framgångsfaktorer
- Förstå tekniska specifikationer eller nödvändigheter
- Skapa en mötesagenda
Skapa rätt miljö. Omorganisera mötesrumsmöbler så att människor sitter tillsammans ansikte mot ansikte; Undvik en auditoriumstil. Tänk på dekorationer eller musik eller andra element som inte är normen. Överraskningselement kan snabbt engagera ett lag och ändra sina uppfattningar om vad ett möte ska vara.?
Ställ in rätt ton för kick-offen
Tonen för kickoffmötet ska spegla projektets ton, så mötet får laget i rätt inställning. Mötet bör också utformas för att främja kreativt tänkande och kanske inte bäst utförs på ett styrelsebord.
Bryt mötet i flera delar:
- Introduktion
- brainstorming
- Aktivitet
- Fråga och svar session
- brainstorming
- Hemläxa och tasking
- Ange uppföljning
Usabilty.gov har en bra uppsättning frågor riktlinjer utformade för att skapa digitala projekt, men kan anpassas för nästan alla design mål. Kom ihåg att målet med kickoff-mötet är att komma undan med ett lag som är upphetsat om ett projekt och har en gemensam uppfattning om målen, resultaten och visionen för framgång.
Ge användbar, men inte så mycket information
Om ditt möte är ett ställe att distribuera och läsa en designkarta, är det osannolikt att du kommer att komma undan med spänningen och idéerna som du förväntar dig. Mötet fungerar bäst om informationen bryts i små, användbara delar. Spara massiv dokumentation för efter mötet.
Så vilka typer av information behöver laget vid kickoff-mötet för att komma igång? I ett nötskal, de behöver visuella. Kom ihåg "showen, berätta inte, filosofi." Detta är ett designteam. Visa klienten. Visa projektet. Visa tävlingen. Sedan visar laget sitt första idéer.
Planera en aktivitet
Att sitta runt ett bord är inte min uppfattning om hur man börjar tänka kreativt. Det hjälper till att flytta eller tänka på alternativa sätt.
En planerad aktivitet eller ett spel kan bara vara den rätta idén att hjälpa till att engagera tanke musklerna. Och du kan närma sig det på ett av två sätt:
- Som en aktivitet relaterad till projektet
- Som en orelaterad aktivitet som är utformad för att rensa annonseringspaletten
Endera alternativet kan vara ett effektivt sätt att hjälpa till att motivera ett lag och hjälpa dem att börja fungera som en grupp. (Detta kan vara särskilt viktigt för individer som kanske inte har arbetat tillsammans tidigare.)
Tre idéer för projektrelaterade aktiviteter:
- Skapa en konceptkarta för att beskriva hur projektet ser ut och hur det kommer att samlas. Lägg till en rolig vridning till aktiviteten, till exempel att skapa en karta utan ord, så att skisserna kommer samman på ett ovanligt eller intressant sätt.
- Gör ett prioriteringskortsort. Ge alla en stapel indexkort och skriv ned vilka delar av projektet som är viktigast. Ordna sedan korten prioriterat.
- Skapa en visuell tarmkontroll. Visa visuella bilder av det aktuella projektet och liknande projekt eller konkurrenter. Med en blick har lagmedlemmar noterat hur bilden får dem att känna sig i ett ord. Bilderna med anslutande ordföreningar till projektet kan spåra diskussioner om hur man går vidare.
Tre boktitlar som är fyllda med bra idéer för kreativa aktiviteter eller brainstorming med en grupp:
- ? Koffein för Creative Team? av Stefan Mamaw (en av mina favoriter!)
- ? Creative Grab Bag: Inspirerande utmaningar för artister, illustratörer och designers? av Ethan Bodnar
- ? Kreativ workshop: 80 utmaningar att stärka dina designkunskaper? av David Sherwin
Ställ in en Stopwatch
Möten som detta kan bli långa och konsekventa snabbt. Ta en stoppur och hålla fast vid agendan och uppgifterna till hands.
Den exakta varaktigheten av ett kickoff-möte kan variera beroende på ditt lag eller projekt. Vissa företag har en dagslång kickoff-plan för stora projekt, med mindre grupper som kommer in och ut ur feststilen. Övriga möten är strukturerad som kortare arbetssessioner (tänk 1 till 2 timmar) där den ursprungliga planeringen för ett projekt äger rum.
Förbered en fast borttagning
Designers behöver lämna mötesrummet med något att göra och en översikt över vart man ska gå. (Kom ihåg det här mötet har dem alla anpassade för projektet till hands.)
Se till att ditt lag har allt du behöver för att komma igång när mötet är över. (Tänk tillbaka till mötena före mötet.) Jag gillar att förbereda en designverktygsladd med varje designer. Dessa dagar är verktygssatsen faktiskt en tumme-enhet, men i det förflutna kan det ha varit en mapp full av godsaker.
Satsen ska innehålla följande:
- Design- och stilparametrar, till exempel färg- och typsnittspalett, stilanvändning och varumärkesriktlinjer.
- Design kort och omfattning av projektet.
- Deadlines och uppdragsuppdrag.
- Bilder, logotyper eller annat material.
- Exempel på aktuellt designpaket och material eller hemsida.
- Visuella som kunden tycker om eller har noterat för projektet.
- Kontakt- och arbetsuppgifter för projektgruppen.
Slutsats
Att planera ett möte ska använda något av samma kreativa tänkande som är nödvändigt för att utforma ett bra projekt. Tänk utanför mötesboxen för att hjälpa ditt lag att komma ihop för något de kan bli glada över.
Även något som är så enkelt som omarrangerar rummet eller en oväntad dekoration kan hjälpa till att engagera människor i mötesinställningar. Få kreativitet och lycka till!
Arkivfoton Courtesy of Creative Market.