Som designer eller utvecklare är pappersarbete förmodligen ett nödvändigt ont, inte något som du särskilt tycker om. Uppgifter som att skapa och hantera kundnoteringar och skicka fakturor kan vara irriterande eller till och med skrämmande.
Lyckligtvis är QuoteRobot här för att effektivisera processen för dig. Vi kollade på den här fantastiska appen när den lanserades, men nu har den blivit helt omarbetad för version två, så det är dags att vi hade en annan titt!
Kontoinställning
I den här artikeln ska jag ge dig en förstklassig rundtur i QuoteRobot. Vi börjar helt från början med kontoinställningar och fortsätter hela vägen genom byggnadsnoteringar och fakturor.
Det första steget i denna process är självklart att skapa ett konto. Detta är ganska enkelt. Du behöver inte ett kreditkort för att registrera dig (det finns en 30 dagars gratis provperiod), bara ett namn, en plats och timpris, som alla kan ändras senare.
När du registrerar dig har du möjlighet att importera data (inklusive klienter) från Harvest eller FreshBooks. Om du redan har tillbringat en hälsosam bit av tid att bli inställd i ett av dessa system, är det här en bra funktion som effektiviserar startprocessen.
Vi är alla färdiga med registreringsprocessen, men innan vi fortsätter får vi en dellänk som ger oss gratis månad att använda. Om du ska prenumerera på den här tjänsten är det bra att få en månad fri varje gång då en vän registrerar sig.
Skapa ett citat
Konton setup var enkelt, men nu är det dags att verkligen gräva in och kolla in processen för att skapa citat. Spoiler alert: det handlar om så enkelt som det sista steget. QuoteRobot gör allt så enkelt som att fylla i några webbformulär. Innan du vet det har du snygga citat och fakturor redo att skicka till kunder. Låt oss börja.
Steg 1. Lägg till en klient
Steg 1 för att skapa en offert är att se till att du har en kund. Lägga till en är enkelt, gå helt enkelt till? Kunder? i sidofältet och ange några grundläggande uppgifter. Det tar bara fyra fält att skapa en klient så att du kommer igång på nolltid.
Steg 2. Välj en klient
Nu när vi har en klient att arbeta med, byta tillbaka till citatfliken och välj den klienten från rullgardinsmenyn. Härifrån träffar du? Nästa steg? knapp.
Steg 3. Lägg till sidor
Den högra sidan av skärmen ska expandera för att visa en meny full av möjliga sidor. Dessa är de enskilda bitarna som utgör ett citat och vi kan lägga till dem med viljan med ett klick. Jag ska gå igenom var så att du kan se vad de gör.
Steg 4. Titelsida
För titelsidan är allt du behöver göra att sätta in en projekt titel, resten av siddesignen och innehållet tas hand om automatiskt. Om du inte gillar den text som automatiskt läggs in kan du anpassa den i dina inställningar.
Steg 5. Textsida
Nästa tillgängliga sida är en enkel textsida. Du kan använda detta för allt du vill, men det är vanligtvis där du lägger saker som projektbeskrivning, omfattning och villkor i avtalet.
Som du kan se i bilden ovan visas alla dina sidor som moduler som visas i en fin vertikal lista. Att skapa och redigera kundcitat är lika enkelt som att rulla igenom och fylla i formulären, det är verkligen aldrig mer komplicerat än det.
Steg 6. tidslinje
Nästa är projektets tidslinje. Detta är min favorit egenskap hos QuoteRobot, eftersom det är den del som jag förmodligen skulle slösa bort mest tid på att bygga på egen hand. Här anger du din tidslinjelängd, sedan ställer du in milstolpar och valfria betalningspunkter.
Steg 7. Citat
Det här är den sida där du bryter ner de enskilda delarna av projektet, hur länge de tar och hur mycket de kostar. Designers suckar sällan på att effektivt kommunicera med kunderna hur stora och kostsamma projekt är innan arbetet börjar. Det här enkla verktyget hjälper dig att ge dina kunder precis vad de behöver veta uppifrån.
Detta skyddar dig såväl som din klient. Senare, när det är dags för dem att gaffla över en check, kan kunden inte säga att de inte förstod vad som var inblandat eller vad det skulle kosta. Allt är lagat här och arbetet börjar inte förrän de klickar på? Godkänna? knapp.
Steg 8. Förhandsgranska och ladda ner
När du är klar med att lägga till sidor och fylla i formulären är du redo att visa, hämta och / eller skicka ditt färdiga citat. Om du klickar på den lilla ögonknappen längst upp på skärmen ser du den genererade slutliga förhandsgranskningen av hela ditt flersidiga citat.
Ladda ner: Klicka här för att ladda ner ett urval citat.
Som du kan se, formaterades den information du lagt in i formulären automatiskt till en fin layout. På så sätt spenderar du bara din tid på att få detaljerna rätt istället för att slösa en hel dag till att skapa något som ser ut som att presenteras.
Om du vill se den färdiga provrapporten som jag skapade kan du hämta PDF-filen genom att klicka på länken ovan.
Steg 9. Kundens godkännande
Om ditt färdiga citat är till ditt tycke är det dags att skicka det till kunden. Klicka bara på? Skicka? knappen och din klient får ett mail med en länk för att se citatet online och ladda ner en PDF.
Som du kan se kommer kunden att få två alternativ som svar på citatet: godkänna eller neka. Återigen gör det dubbelt så säkert att du inte börjar arbeta förrän dina kunder har gett dig tummen upp för både projektdetaljerna och kostnaden.
Steg 10. Fakturering
QuoteRobot lämnar dig inte drivande efter citatet. Det ser saker fram till slutet med att erbjuda fakturafunktionalitet också. När ett projekt är klart är allt du behöver göra genom att klicka på fliken Faktura, välj ett citat och det omvandlas automatiskt till en faktura för att skickas till kunden.
Hur är det?
Jag älskade verkligen QuoteRobot förra gången vi tittade på det, och det har blivit långt bättre sedan dess. Till att börja med har UI-designen för hela appen förbättrats dramatiskt. Jag älskar hur smidig det hela ser ut. Det är också super lätt att hitta dig runt.
Ett strömlinjeformat arbetsflöde
Den tidigare versionen hade ett slags dra och släpp gränssnitt för att bygga dina citat. Det var trevligt, men det var mer arbete och ärligt, mycket av det arbetet var överflödigt. Den här nya versionen har tagit bort alla onödiga komponenter så att du kan bris genom att skapa citat på några minuter.
Jag uppskattar verkligen initiativet med att helt ompröva denna app för att bli ännu bättre, även om det på ytan visade sig att saker blev avskalade.
Värt $ 10 / månad?
? Det är dags att ersätta spridda e-postkommunikation och telefonsamtal med ett godkännandeprocess för en stor killeklient.Till det nominella värdet ska jag fortsätta och säga att appens funktionalitet förtjänar priset. Det är inte bara en trollkarl för att skapa pappersarbete, det är ett komplett citat och fakturahanteringssystem som hjälper dig att hålla på med saker på lång sikt (med statistik och rapporter som hjälper till att spåra din framgång).
Nu, huruvida du behöver det beror på vem du är och vad du gör. Om du befinner dig att skicka ett eller två citat per år kan det här inte vara för dig. Men om du befinner dig brinner en betydande tid på pappersarbete, kan QuoteRobot dramatiskt förenkla ditt liv.
Vidare tror jag att det finns en enorm marknad här för designers och utvecklare som är på en plats där de flyger solo, driver ett företag genom sitt säte på sina byxor utan någon form av officiellt system för att spåra och hantera affärsaspekten. Om det här är du, bör du definitivt titta på QuoteRobot.
Det är dags att byta ut spridda e-postkommunikation och telefonsamtal med ett godkännandeprocess för stora killar, och det här är det enklaste sättet jag känner till för att du ska bryta dig om vad det innebär.
Feedback: Fler teman
Sammantaget har jag inte några stora klagomål om QuoteRobot. Jag satte det genom stegen och det fungerade ganska bra på alla fronter utan hitch. Den enda sak som jag blev besviken över var bristen på ett riktigt temagalleri. Jag älskar att jag har möjlighet att bygga och ladda upp egna teman, men jag tror att för 10 dollar per månad borde jag få minst fem olika förbyggda designteman att välja mellan (det här borde vara lika enkelt som ett klick eller två) . Standardtemat är trevligt nog att jag inte har något emot att använda det, men med tanke på att designers är ett stort mål för denna produkt, skulle viss variation gå långt.
Gå och försök!
Det finns massor av faktureringstillämpningar på webben, men QuoteRobot är den enda jag någonsin har provat som hjälper dig långt före faktureringstappen börjar till och med. Jag tycker att den här appen har ett huvudmål: att göra det lätt att hantera förslag. I detta lyckas det definitivt. Processen är härligt enkel.
Om du är intresserad, kolla in QuoteRobot själv med gratis provet. Det tar bara en sekund och jag tror verkligen att du kommer att tycka om vad du ser.