Kalkylark är lama. Det finns inga två sätt på det. Vi designers hatar kalkylblad eftersom de är ett lysande exempel på tråkiga data som presenteras på ett tråkigt sätt.
Tyvärr för designers är kalkylblad ett nödvändigt ont och kan till och med kallas ett bra och viktigt verktyg i näringslivet. Idag ska vi se hur du förbättrar både estetiken och läsbarheten i dina kalkylblad med några super grundläggande designprinciper som bokstavligen kan följa någon. Låt oss börja!
Startdokumentet
För att börja, behöver vi ett faktiskt kalkylblad. Här är en med nästan noll formatering. Det finns en massa data som kastas in och ordnas i sektioner, men inte mycket annat har gjorts.
Fix din anpassning
Som jag påpekar i nästan alla våra designdiskussioner kommer tendensen här att vara att centrera justera alla eller många av kolumnerna som med exemplet ovan. Av någon anledning har vi det i våra huvuden att en centrallinjering gör data lättare att läsa.
I själva verket gör att dina ögon följer en rakad kant och ger en tendens att ta längre tid att läsa på grund av ökad rörelse (subtil men närvarande).
För att lösa detta problem, låt oss ge alla data en stark vänsterjustering. Det kan verka tråkigt (är det inte vad vi försöker undvika?) Men lita på mig, det gör dokumentet mycket mer attraktivt och användarvänligt.
Skapa tydliga rubriker
Vårt startkalkylblad har redan gjort ett viktigt steg för att skapa rubriker som sticker ut genom att formatera rubrikerna i alla kepsar. Även om detta inte alls är en nödvändighet, hjälper det dem tydligt att sticka ut från resten av innehållet.
Men vi måste ta denna princip lite längre för att den verkligen ska bli effektiv. Om du tittar på bilden ovan kommer du märka att texten fortfarande i grunden ser likadant ut. Du kommer noga att intuitivt veta hur man fixar det här, men se till att varje steg du tar vid utformningen av ett dokument är avsiktligt med tydlig logik.
Som du antagligen har gissat, kommer vi att vilja modiga rubrikerna. Detta är ett snabbt och enkelt sätt att se till att dina rubriker får den uppmärksamhet de förtjänar.
Kom ihåg att inte bli galen med djärvt, nu när du har gjort fet text, är huvuddifferentiären för rubrikerna, med fetstil för mycket annat att orsaka visuell förvirring. Om du försöker göra allt speciellt kommer inget att vara speciellt.
Använd färger för gott och inte ont
Lägga till färg är enkelt och roligt rätt? Du kan inte gå fel med en liten färg! Gissa igen. Jag såg ett faktiskt kalkylblad den andra dagen som använde färger som liknar den nedan.
Det kan vara svårt för många att acceptera detta, men det är fult. Och jag menar inte att det bara är lite för upptagen, menar jag irreparably, gör-dina-ögonblöda ful. Om du slutar med något som på ett visst sätt påminner om kalkylbladet ovan, radera allt och börja om eftersom du har misslyckats.
Nyckeln till att använda färg i ett kalkylblad är att använda fasthållning. Inte agera som ett barn som bara fick sin första färguppsättning. Tänk istället på var färgen verkligen förbättrar dokumentets läsbarhet. Kom ihåg att vi fokuserar på rubrikerna. Detta är en naturlig plats att börja med färgen.
Se hur mycket rubrikerna verkligen tar upp din uppmärksamhet nu? Den här färgen har betydligt förbättrat hastigheten där du kan skanna dokumentet eftersom varje sektion nu är klart definierad.
Zebra Striping
Zebra striping är ett annat otroligt användbart verktyg som enkelt kan förstöra ett dokument i fela händer. Anledningen till att vi implementerar det är att dessa siffror långt över till höger inte är så lätt att ansluta till kategorierna till vänster. Dina ögon måste korsa för mycket blankutrymme och kan lätt gå vilse och bosätta sig på fel nummer.
Kolla in hur mycket det här förbättras med några enkla ränder.
Nu är det mycket lättare att ansluta de avlägsna numren till lämplig kategori. Lägg märke till hur subtila ränderna är. Om jag skulle ha gjort dem mörkare skulle de ha börjat konkurrera med rubriken för visuell framträdande. En liten kontrast är också bra om den placeras på rätt ställen, för mycket kontrast över hela sidan kan göra dina ögon skadade.
Andrum
En tendens som jag ser i många kalkylblad är att formatera cellerna så att de bara är tillräckligt stora för att passa innehållet och inte en bråkdel av en tum större. Logiken är meningsfull, du försöker ställa in mycket information i ett litet utrymme för att spara papper, rulla, etc.
Samtidigt som du försöker spara utrymme, offrar du ofta mycket av designens attraktivitet. Var inte rädd för lite vitt utrymme, både i höjd och bredd. Många kalkylblad är idag rent digitala och skrivs aldrig i alla fall, så pappersargumentet gäller inte alltid.
Den enda skillnaden mellan kalkylbladet ovan och det nedan är att jag lagt till lite höjd och bredd i cellerna. Om du blickar snabbt på var och en kan du inte låta bli att känna att det övre arket ser lite slarvigt och oprofessionellt ut medan botten känns snyggt och rent.
Ta bort kalkylbladet
Kom ihåg vad jag sa i början av artikeln? Kalkylblad är tråkigt. Även med alla de små tweaksna vi gjort, har du fortfarande en stor tråkig sida full av siffror.
Om du skickar in en rapport till din chef, klient eller lärare och du överlämnar ett enkelt kalkylblad, är det inte mycket att imponera på utanför din formatering (och ditt arbete självklart). Det är dock bäst att få ett bra intryck direkt från fladdermusen så snart personen ser dokumentet. Tillbaka på college kan jag inte berätta hur många av mina företagsskolprofessorer skrev? Ser Amazing !? på en rapport som jag vände mig helt enkelt för att jag gick ett steg bortom alla de människor som lämnade in ett vanligt utseende dokument.
Det bästa sättet att hitta ett kalkylark är att döda kalkylbladet. Vad jag menar med detta är att använda kalkylblad mer som ett snabbt och enkelt sätt att formatera ett snyggt bord och mindre än en slutprodukt. Beviljas, om du behöver ständigt uppdatera nummer i ett ark fyllt med formler, måste du hålla kalkylbladet. I de flesta andra omständigheter kan du förbättra din slutprodukt väsentligt genom att göra något så här:
Plötsligt ser våra tråkiga data fantastiskt ut! Anledningen till detta är att vi inte är överväldigade av det enorma nätet av oändliga data men istället ser hanterbara bitar av tydligt separat och lättläst information.
Detta dokument ser så mycket bättre ut än det ursprungliga kalkylbladet som din chef utan tvekan skulle ge dig en kampanj och en höjning för dina bländande designkunskaper. Ok, förmodligen inte. Det kan i själva verket bara resultera i att du fastnar fast med jobbet för att fixa alla andras kalkylblad!
Slutsats
Sammanfattningsvis har alla i den professionella världen haft en rättvis andel av lama, svåra att läsa kalkylblad. Ditt jobb från den här tiden är att alltid överväga hur du kan förbättra både dokumentets funktionalitet och estetik.
Kom ihåg att titta på dina anpassningar, skapa tydliga rubriker, använd färg klokt och selektivt, överväg att använda subtil zebra striping och bryta alltid ut i kalkylbladet för slutprodukten (när du kan).
Lämna en kommentar nedan och meddela de knep du använder för att förbättra dina kalkylblad. Det finns fortfarande gott om saker kvar för dig att diskutera och försöka: markera viktiga celler, varierande typsnitt, differentiera din första kolumn och mycket mer.