Människor lägger ofta lite värde på "virtuellt utrymme", slumpmässigt sparar filer till varhelst det är bekvämt och senare sparkar sig själva och deras dator eftersom de inte kan hitta filen när de behöver det. Genom att använda dessa tips som utgångspunkt kan du minska stressen att hitta filer och ha ett mycket mer organiserat filsystem på din dator. Det gör det också mycket lättare att säkerhetskopiera dina data och kopiera det om systemet behöver laddas om.
1. Använd "Mina dokument".
2. Utveckla ett namngivningssystem för de typer av filer du skapar oftast och håll sedan fast vid det.
3. Separat pågående och avslutat arbete. Om du vill att mappen Mina dokument inte blir alltför otrygga, använd den bara för filer du arbetar med. Detta minskar antalet filer du behöver söka igenom och mängden data du behöver säkerhetskopiera. I varje månad flyttar du filerna som du inte längre arbetar med i en annan mapp eller plats - helst en annan partition eller enhet. Du kan arkivera dem i en mapp på skrivbordet (Du kan även märka det Arkiv.) Eller flytta dem till en säkerhetskopia eller en inspelningsbar CD. Din My Documents-mapp, som du bör säkerhetskopiera ofta, förblir relativt liten.
4. Håll namn kort. Även om Windows tillåter dig att använda långa filnamn betyder det inte nödvändigtvis att du borde. Långa namn ger rotiga skärmar. Brevity främjar klarhet. Håll filnamn korta med hjälp av vanliga förkortningar som "MTG" för möte eller "ACTG" för redovisning. Detta gör filnamnen mer beskrivande.
5. Spara som med liknande. Om du begränsar mappar till en enda dokumenttyp (eller övervägande en typ) kan du utnyttja mappmallar i Utforskaren. Det gör det lättare för dig att hitta filer. Till exempel, med all din grafik i en enda mapp, är det enkelt att använda filmen Visa och bildspel i Utforskaren för att hitta rätt bild för ditt nyhetsbrev.
6. Undvik stora mappstrukturer. Om du behöver lägga så många undermappar i en mapp som du inte kan se dem alla överblick, överväg att skapa en alfabetisk meny.
7. Spara inte onödiga filer. Var selektiv om filerna du behåller. Du behöver nog inte behålla dem alla. Med e-post, till exempel, behöver du sällan behålla allt du får.
8. Ordna filer efter datum där det är tillämpligt. Använd ett datum i dokumentnamnet, t.ex. jqp07252006, vilket skulle innebära 25 juli 2006. Detta sätter alla JQP-material ihop och sorteras efter datum.
9. Använd vanliga namn. För att göra det enklare att söka efter dokument, namnge dina filer och mappar med lätt hittade namn som modellnummer, projektnamn eller projektledning i titeln.