Idag ska vi prata om allas favoritämne: produktivitet. Ännu viktigare är att vi diskuterar varför ditt nuvarande system inte fungerar, varför traditionella företagsstrukturer suger och hur man förvandlar din kreativa hjärna till underkastelse.
Om du har väntat på en ögonöppnande diskussion om vad som verkligen är fel med ditt arbetsflöde och varför din app på $ 50 todo listar inte fixar det, så är det här på din lyckodag.
Få saker gjorda
GTD: Att få saker klar. Du vet denna term väl och du är bekant med systemen, appar, böcker och otaliga andra produkter som omger det. Du prövar varje ny produktivitetslösning du kan hitta i hopp om att du äntligen hittar den enda magiska lösningen som löser alla dina problem.
Det intressanta är att du kämpar mot det som gör dig bra på vad du gör: din kreativa hjärna. Som reklam tenderar vi att tänka annorlunda och viktigare, arbeta annorlunda än många andra yrken. Av anledningen till detta är att vi är väldigt olinjära i vad vi gör och inte har tydligt definierbara uppgifter framför oss.
Ta en titt på de designuppgifter som du för närvarande använder för att göra lista. Är de verkligen lätta att kvantifiera? En flygbladdesign, tar det en halvtimme eller hela dagen? En fullständig webbplats visuell översyn, kommer det att ta en vecka eller en månad? Sanningen är att du har upplevt båda situationerna och vet att det kan gå på något sätt. Kreativitet kommer i vågor och ibland tar det timmar att göra någonting du gjort tidigare inom några minuter.
Så vad är lösningen på det här problemet? Om standard GTD-system inte hjälper, vad kommer då? Vad är de verkliga produktivitetsmordarna på arbetsplatsen och hur undviker du dem?
En lösning
Nu ska du nicka ditt huvud. Om beskrivningen ovan verkar matcha dig ganska bra, så är du på jakt efter en lösning. Lyckligtvis för dig är det en snabbspridande rörelse som händer i den kreativa världen som är inriktad på att lösa detta problem.
En av de mest kraftfulla siffrorna i denna rörelse är Jason Fried: Medgrundare av 37signaler. Stekt medförfattare en bok som heter Rework som är en djup ögonöppnare för alla som är bekanta med den moderna näringslivet eller vill börja med sitt eget företag. Omarbeta direkt och kraftfullt utmaningar nästan alla välbekanta konventioner i hur företagen hanterar sina anställda och diskuterar varför systemet inte fungerar och hur man fixar det.
En annan stor kraft i denna rörelse är Behance, kreativa kraftverk och utvecklare av åtgärdsmetoden, en uppfriskande annorlunda inställning till produktivitet och projektledning. Deras blogg The 99 Procent är en källa till några riktigt bra kreativa produktivitetsråd.
Det finns många fler spelare i det här spelet, men dessa två kommer att fungera som primär inspiration för dagens diskussion. När du tar in de kollektiva idéerna och råden från dessa två källor börjar du se ett gemensamt tema. Detta tema är i själva verket en mantra som verkligen produktiva reklam har sjunit i åratal. Det är dags att lyssna.
Varför arbetar inte på jobbet
Vi börjar med Jason Fried. Han gav nyligen ett tal vid en TED-konferens med titeln? Varför arbetar inte på jobbet? Denna korta pratstund bara en smak av de fantastiska råd som du hittar i Rework (seriöst, gå och köp boken).
I sitt tal, målar Fried en bild av ett modernt företag. De bygger eller hyr ut en byggnad, fyller den med dyr utrustning och möbler och tvingar sina anställda att arbeta där, så att de kan hålla ett öga på dem. Jason noterar dock att när folk frågas var de går för att verkligen få lite arbete, är svaret nästan alltid en del tyst där de kan fokusera ostörda.
Stekt fortsätter att beskriva hur detta begrepp av distraktioner är ett stort problem med företagets arbetsplats. Han säger att när du går till jobbet handlar du i din arbetsdag för en serie arbetsmoment.? Vad är källan till alla dessa distraktioner? Inte Facebook och Twitter säger Fried, men istället? Chefer och möten.?
Chefer avbryter ditt naturliga arbetsflöde till? Checka in? och möten förstör din dag fullständigt. Stekt går så långt att man märker möten som giftiga? eftersom de är extremt kostsamma för ett företag. Ett timmes möte med tio personer kostar inte ett företag en timme produktivitet men tio!
Jag kommer inte att upprepa hela talet eftersom du verkligen bör titta på det själv, men Frieds budskap är till stor del att hjärtat av problem med produktivitet ligger i avbrott. Lösningen är givetvis att företag måste tillåta sina arbetare att ha stora bitar av avbrottsfri produktivitet. Ingen prata, inga möten, bara lämna dem ensamma och låt dem arbeta.
Få kreativa saker gjort
Cal Newport skriver för 99 procent publicerade en artikel med titeln? Få kreativa saker gjort: Hur man passar hårt och tänker på ett upptagen schema.? Det här är en riktigt snabb läsning med några förändringar i livet för kreativitet.
I denna artikel adresserar Newport direkt problemet ovan om kvantifiering av mål för kreativt arbete. Han accepterar att en enkel att göra lista med uppgifter är otillräcklig för designers eftersom det de verkligen behöver är långa sträckor av oavbrutet arbete. Problemet är dock att kreativa människor helt enkelt inte kan sätta sig ner vid sitt skrivbord och bara bestämt sig för att arbeta distraktion fri för hela dagen.
Han föreslår ett system där du först skisserar dina stora projekt för veckan. Då blockerar du 2-3 timmar av tid varje dag för att ägna sig åt ett projekt (du måste vara strikt om det). Du bör också ställa in regler för den här tidsperioden och redogöra för vad som inte är tillåtet: email, IM, etc. Nyckeln till hela övningen är dock att fokusera på processen och inte på mål. Newport säger att "Kreativt arbete är inte en uppgift att kontrolleras av en nästa aktionslista." I stället måste du fokusera på experiment och komma in i tankesättet där kreativitet sker.
Friedman uttalade detsamma genom att påpeka att arbetet händer i faser. Annonser kan inte bara aktivera kreativt tänkande och churn ut fantastiska idéer, de måste jobba för att komma till den platsen och varje avbrott tar dem tillbaka till flera faser i processen.
Den gemensamma teman
Vid det här laget bör du plocka upp det gemensamma temat. Att vara produktiv som en kreativ person handlar inte bara om att skapa uppgiftslistor. Gilla det eller inte, bara skriva ner de saker som du behöver göra gör inte riktigt mycket för att se till att de blir färdiga.
I stället måste du fokusera på hur du kommer dig in i den magiska fasen där kreativiteten faktiskt äger rum. Det kan vara lite annorlunda för alla. Vissa behöver ett tyst rum, andra en upptagen kaffebrygga eller lite hög musik, men vi alla kan dra nytta av att hitta sätt att införliva några timmar oavbrutet arbete i våra scheman så ofta som möjligt.
Om det bara fanns ett produktivitetssystem som redan är inriktat på denna typ av arbetsflöde rätt? Tja, du har tur, för det finns, och det har funnits sedan 1992!
Pomodoro Tekniken
Du har nog hört talas om Pomodoro tekniken innan, och kanske har du ens försökt det. Men har du verkligen gjort det ett anständigt skott och försökt att tillämpa det på ett sätt som hedrar all information vi just diskuterat?
För er som inte känner till Pomodoro-tekniken, här är kärnan från PomodoroTechnique.com
- Välj en uppgift som ska uppnås
- Ställ in Pomodoro i 25 minuter (Pomodoro är timern)
- Arbeta på uppgiften tills Pomodoro ringar, kontrollera sedan på pappersarket
- Ta en kort paus (5 minuter är OK)
- Varje 4 Pomodoros tar en längre paus
Du kan se hur systemet är helt inriktat på att fokusera på ditt arbete under oavbrutna tidsperioder, precis som vi hört av ovanstående råd. Ett potentiellt problem med detta system är att 25 minuter kanske inte är tillräckligt lång för designers. För många av oss kan det ta trettio minuter eller mer att äntligen träffa den zonen där vi faktiskt går starka och tar en paus på den tiden kan döda den utvecklingen och tvinga dig att börja om.
Lösningen är enkel, följ bara den här tekniken och gör dina sessioner längre. I slutändan kommer din hjärna att vara annorlunda än någons andra, så numret är inte lika viktigt som att ägna dig åt systemet. Experimentera med några olika sessionslängder tills du hittar en som fungerar för dig, oavsett om det är 25 minuter eller 3 timmar.
Focus Booster
Inget GTD-system är värd att driva om det inte finns någon cool gratis app för att hjälpa dig! Jag nämnde denna ansökan kortfattat i en nyartikel men det är tillräckligt bra att ta upp igen här.
Focus Booster är en gratis Adobe AIR-app (och webbapp) som är uppbyggd kring Pomodoro-systemet. Du kan ställa in din träningslängd och din pauslängd och den enkla men attraktiva timern hjälper dig att hantera dina Pomodoro-sessioner!
Mac-användare kanske också vill kolla in menyn Pomodoro-applikationen, ett fantastiskt och gratis verktyg med massor av bra funktioner.
Slutsats
Sammanfattningsvis är Jason Fried och Behance-bloggen 99 procent bara två av de många källorna som nu påpekar att vår nuvarande arbetssätt bryts. Otaligt förmodligen? Nödvändigt? avbrott förstör fullständigt alla chanser vi har vid sann produktivitet.
Det är dags för chefer att avbryta mötena och för frilansare att hantera e-post och IM efter att de faktiskt har fått ett bra jobb. Det är dags att upptäcka kraften att arbeta oavbruten i långa tidsintervaller och balansera denna produktivitet med de raster som ditt sinne behöver. Det är dags att faktiskt få saker gjorda snarare än att spendera våra dagar som fiddling med att göra listor.
Lämna en kommentar nedan och meddela dina tankar om innehållet ovan. Har du läst Rework eller lyssnat på Frieds tal? Har du verkligen försökt Pomodoro tekniken med engagemang? Vilka andra verktyg och tips har du hittat för att uppnå verklig kreativ produktivitet? Vi vill veta!