Om du är som jag får du förmodligen massor av e-postmeddelanden varje dag. Med tiden verkar det som om din brevlåda kommer att explodera. Lyckligtvis kan du helt enkelt använda AutoArchive-funktionen för att arkivera dina e-postmeddelanden till en separat pst-fil.
Outlook 2003 har en användbar AutoArchive-funktion som de flesta inte använder. Jag gillar att arkivera äldre meddelanden till en separat personlig mapp (pst). Ju större din brevlåda är i Outlook, desto långsammare laddas den.
Här är ett recept som förklarar automatisk arkivering i Outlook.
1. Skapa en separat personlig mapp genom att gå till Arkiv> Nytt> Outlook-datafil. Välj sedan typen av lagring (Office Outlook Personal Folders File).
Välj sedan vart du vill spara pst. (Jag brukar rekommendera i Mina dokument och skapa en mapp "Email Backup.")
Ge det då ett namn. (Detta kommer att visas i Outlook.) Välj om du vill lägga till ett lösenord (rekommenderas).
När du klickar på ok, du kommer att se den personliga mappfilen i dina mappar.
2. Nu måste vi konfigurera funktionen Autoarchiving i Outlook.
Gå till Verktyg> Alternativ> Annat> AutoArchive.
Du har flera alternativ här. De borde vara enkla. Var noga med att ställa in arkivmappen till den vi just skapat. Om du vill ha den här inställningen applicerad i hela din brevlåda, klicka på knappen.
Om du inte vill ha vissa mappar arkiverade (uppgifter, kalender, etc.) kan du högerklicka på dem i rutan Mail mappar och välj Egenskaper> AutoArchive. Klicka bara på Arkivera inte objekt i den här mappen alternativ, eller om du vill använda olika inställningar, gör du det.
Nu har du en inkorg som automatiskt organiseras. Du kan också köra AutoArchive manuellt genom att gå till Arkiv> Arkiv. Var då säker på att välja Arkivera alla mappar enligt deras AutoArchive-inställningar alternativ. Välj sedan ok.
Som ett alternativ kan du skapa en regel för att göra det också.