När du delar ett Word 2007-dokument kan du behöva radera eller dölja konfidentiell information. Du kan söka efter data och ta bort den manuellt, men det kan vara felaktigt och tidskrävande. Om du ofta behöver dölja konfidentiella data i ett Word 2007, finns det ett gratis tillägg för Word 2007, kallad Word 2007 Redaction Tool, som kan användas för att dölja text inom Word 2007-dokument enkelt och mycket mer effektivt.
Redigerad text visas i en ny kopia av originalet som en solid svart bar. Texten under stapeln omvandlas till vertikala linjer (||||||), vilket förhindrar att det redigerade innehållet hämtas under några omständigheter, även om den part som du delar dokumentet med, visar det redigerade dokumentet i en textredigerare, t.ex. Anteckningar.
Ladda ner Word 2007/2010 Redaction Tool från
http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
Följande objekt krävs för att installera Word 2007 Redaction Tool:
- .NET Framework 3.5 Service Pack 1
- VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1
Du behöver dock inte installera dessa separat. Om någon av dessa saker inte är installerade på ditt system, kommer Word 2007 Redaction Tool installationsprogrammet hämtar och installerar dem automatiskt. Installation av dessa två objekt kan orsaka omstart.
För att installera tillägget dubbelklickar du på Exe filen du hämtade. Läs igenom licensavtalet för .NET Framework Client Profile och klicka på Acceptera knappen för att fortsätta.
Läs igenom licensavtalet för Visual Studio Tools för Office och klicka på Acceptera knappen för att fortsätta.
De WinZip självuttagare öppnas och startar automatiskt installationsprocessen.
De nödvändiga filerna hämtas.
De .NET Framework och den Visual Studio Tools är installerade.
De Microsoft Office Customization Installer visar frågar om du är säker på att du vill installera denna anpassning. Klick Installera att fortsätta.
En dialogruta visas när installationen har slutförts. Klick Stänga.
NOTERA: Om du får ett fel vid denna punkt, kör installationsfilen du hämtade igen. Vi fick ett fel när vi först installerade tillägget. Kör installationen igen tycktes fungera.
När du har installerat Word 2007 Redaction Toola REDIGERA gruppen läggs till i Recension flik.
För att redigera eller svarta ut privat text i ditt dokument måste du först markera texten som ska redigeras. För att göra detta markerar du önskad text och klickar på markera knapp.
Om du vill markera samma text på flera ställen i dokumentet, klicka på pilen på markera knappen och välj Hitta och Markera från rullgardinsmenyn.
De Hitta och Markera dialogrutan visas. Ange texten som ska hittas i Hitta vad redigera rutan. För att se fler alternativ, klicka på Mer knapp.
Sökmöjligheter visa under knapparna i dialogrutan och Mer knappen blir a Mindre knapp. Välj önskade alternativ. Om du vill dölja de extra alternativen igen klickar du på Mindre knapp. Klick markera att hitta och markera den inmatade texten.
Dialogrutan visar hur många förekomster av den angivna texten som hittades och markerade. För att stänga dialogrutan klickar du på Annullera.
Den markerade texten visas markerad i grå i ditt dokument.
Om det finns någon text som du har markerat som du inte vill redigera, kan du markera den markerade texten igen och välj Avmarkera från Avmarkera knappens rullgardinsmeny för att förhindra att texten redigeras.
För att flytta bland redigeringsmärken i ditt dokument för slutkontroll, använd Nästa och Tidigare knappar.
När du är säker på att du har all text markerad som du vill redigera, välj Redigera dokument från markera rullgardinsmenyn för att svarta ut den markerade texten.
En ny redigerad version av ditt dokument skapas med den markerade texten ersatt av svarta staplar. En dialogruta visas när processen är klar och ber dig att köra Dokumentinspektör att kontrollera och ta bort eventuella dolda metadata i dokumentet innan den distribueras. Klick Inspektera att köra inspektionen eller klicka Stänga att hoppa över inspektionen.
De Dokumentinspektör dialogrutan visas. Olika typer av metadata anges i dialogrutan med kryssrutan bredvid varje objekt. Markera kryssrutorna för de objekt du vill inspektera för metadata. Klicka på Inspektera knappen för att starta inspektionen. För att stänga dialogrutan vid denna punkt utan att göra en inspektion, klicka på Stänga.
Resultatet av inspektionen visas på Dokumentinspektör dialog ruta. Om någon metadata hittades visas ett utropstecken till vänster om objektet som hittades. Om du vill ta bort metadata från dokumentet klickar du på Ta bort alla knappen till höger om föremålet.
NOTERA: De Dokumentinspektör anteckningar längst ner i dialogrutan som vissa ändringar inte kan ångras. Var säker på att du vill ta bort metadata innan du klickar på Ta bort alla knapp.
De Dokumentinspektör dialogrutan informerar dig om de ändringar som gjorts. Klick Stänga.
I det nya dokumentet infogas svarta streck över all privat text du markerade.
Kom ihåg att du inte kan ta bort de svarta märkena från texten i det nya dokumentet. Se till att du sparar filen med ett annat namn än originalet och delar det nya dokumentet, inte originalet. Du kan gå tillbaka till originalet och välja Ta bort alla märken från Avmarkera knappmenyn för att rensa din markerade text, om så önskas.
För att ytterligare säkra ditt redigerade dokument kan du välja att skydda det mot modifiering när det sparas som ett nytt dokument. Detta låter dig distribuera ett dokument som inte kan ändras.
För att göra detta, välj Spara som | Word-dokument från Kontor meny.
På Spara som dialogrutan anger du ett nytt namn för den redigerade kopian av dokumentet Filnamn redigera rutan. Klicka på Verktyg knappen längst ner och välj Generella val från rullgardinsmenyn.
På Generella val dialogrutan anger du ett lösenord i Lösenord för att ändra redigera rutan och välj Endast rekommenderad, om så önskas. Klick ok.
De Bekräfta lösenord dialogrutan visas. Ange ditt lösenord igen och klicka på ok.
Du är tillbaka till Spara som dialog ruta. Klicka på Spara knappen för att spara ditt nya redigerade, säkra dokument.
Genom att använda Word 2007 Redaction Tool och skydda dokumentet mot modifiering kan du skydda din konfidentiella information och bevara ditt dokument när du måste distribuera det. De Redigeringsverktyg fungerar lika bra i Word 2010. Njut!