Mailfusion har funnits för evigt, men en aspekt av det har alltid varit en verklig smärta. Hantera en lista över adresser som ibland använder Adress 2 (eller till och med Adress 3) medan andra inte kan lämna dig med oönskade tomma linjer i det sammanslagna dokumentet. Genom att använda adressblokinställningen i Word 2007 gör detta det ganska enkelt eftersom det automatiskt kommer att undertrycka några tomma linjer, vilket ger dig en korrekt formaterad adress. För att använda denna fantastiska funktion ...
1. Välj utskick fliken från Band.
2. Klicka på Starta Mail Merge för att välja vilken typ av dokument du önskar. Klicka på typen och välj sedan de korrekta alternativen i dialogrutan som följer och klicka på OK.
3. Klicka på Välj Mottagare och välj platsen för dina mottagare. Du kan skapa en ny lista om du behöver. Gå igenom den resulterande dialogrutan (erna) för att välja de avsedda mottagarna.
4. Istället för att infoga fältfälten för namn och adress, klicka på Adressblock. Detta kommer att ge en dialogruta som låter dig välja vilka element du vill inkludera. Dessa inkluderar mottagarens namn, företagsnamn och postadress. Välj önskade element genom att klicka på motsvarande kryssrutor.
5. Klicka på Matchfält knappen för att se till att alla fält matchar. Om inte, använd motsvarande listrutor för att välja lämpligt fält för den komponenten.
6. Klicka på OK för att stänga dialogrutan.
Ditt adressblock har nu lagts till i ditt dokument. Detta kommer att undertrycka alla tomma linjer i något av de valda fälten, vilket resulterar i ett rent och professionellt utseende dokument för mottagarna.